Для чего мы внедрили BPM-системы в решение для анализа и управления дебиторской задолженностью? Самый простой ответ – многолетний опыт работы показал нам, какие  программные решения нужны данной сфере. Сегодня бизнес объективно заинтересован в информационных технологиях, с помощью которых можно гибко и быстро автоматизировать рутинные процессы, исключив из них допущение ошибок и минимизируя временные затраты. В таких случаях приходят на помощь BPM-системы.

BPMS целесообразно использовать в случаях, когда:

1.       Сотрудники компании имеют дело с множеством однотипных объектов (в случае с коллекторским агентством – долговые обязательства).

2.       Существует заданный регламент работы, который повторяется по каждому из объектов каждый день. В случае работы с должниками – это следующая последовательность: письмо с уведомлением о задолженности – телефонный звонок – проверка поступления оплаты – выезд – передача дела в суд.

Использование BPM-системы дает возможность компании повысить скорость назначения задач сотрудникам, вывести на новый уровень дисциплину сотрудников, показать в действии и гарантировать исполнение регламента работы. Задача – это некое результативное действие, которое должно быть выполнено определенным сотрудников в заданные сроки с тем или иным результатом. Примером задачи в рамках BPMS может являться отправка писем, телефонные звонки (должникам) и выезды.

Представим, что у коллекторского агентства Х находятся в работе тысяча долговых обязательств. С каждым из них необходимо выстроить эффективный план работы. Соответственно,  требуется назначить последовательный ход действий, а именно, конкретные задания по каждому из них. Вместо того чтобы заниматься назначением заданий по каждому должнику вручную, можно автоматически запустить бизнес-процесс. Тем самым сэкономить время и вывести на более высокий уровень планирование рабочего дня.

Хорошо известно, что в процессе работы с большим объемом долговых обязательств, у сотрудников часто возникают ситуации, когда им приходится вручную делать массу рутинных операций, связанных с назначением задач.  После внедрения BPMS у компании появляется инструмент, позволяющий положить конец бесконечным механическим действиям, затрудняющим качественно и оперативно вести работу с объектами взыскания. Более того, автоматически повышается качество контроля результатов деятельности сотрудников. Руководитель видит общую картину, кому какие задачи назначены, кто какой объем работ выполнил, а кто все еще не приступил к выполнению. Также система уже в процессе работы может показать слабые места в регламенте (бизнес-процесс может быть выстроен таким образом, что основная часть заданий назначается на одного сотрудника). Соответственно, руководитель может либо перестроить регламент, либо перераспределить сотрудников для выполнения.

Итак, основным преимуществом использования BPMS является не только автоматизация бизнес-процессов, но и их оптимизация. Процесс работы с группами задолжников становится более прозрачным, в силу наглядности деятельности сотрудников, а также объемов выполнения поставленных задач.  Таким образом, существенно повышается качество работы всех ответственных лиц. Руководитель сможет осуществлять объективный контроль выполнения процессов через наборы процессных показателей, отражающих трудозатраты, количество времени и загруженность ресурсов. Внедрение BPM-системы позволяет эффективно организовать как внешнее, так и внутренне взаимодействие в компании, оптимизирующее управление основными бизнес-процессами.