ООО «Контрол Лизинг»

Компании «Контрол Лизинг» в связи оказанием услуг автолизинга требовалось обеспечить постоянный мониторинг данных по автомобилям, высокую точность при формировании отчётности и возможность оперативно реагировать на поступающую информацию.

До начала проекта в компании использовались 2 раздельных системы для регламентированного и управленческого учёта – обмен данными между системами работал с большими задержками, периодически возникали ошибки, приходилось осуществлять ручную сверку. Это замедляло работу бухгалтерии, затрудняло формирование финансовой отчетности и бюджетное планирование.

Также необходимо было интегрировать веб-ресурсы компании с системой учёта, чтобы упростить работу с клиентами через Интернет. Доступ к актуальным данным о сделках требовался менеджерам и пользователям сервиса «Ctrl Автолизинг On-Line» для подбора и оформления автомобилей в лизинг. Кроме того, требовались программные инструменты для автоматизации ряда нестандартных задач.

Руководство компании обратилось к системному интегратору «Первый БИТ» за услугами по разработке и внедрению новой системы учёта, которая стала бы полноценной заменой двум старым и как можно полнее учитывала бы специфику деятельности в сфере лизинга.

Создание единой рабочей среды на основе двух раздельных систем — масштабная задача, которая требовала глубокого понимания бизнес-процессов заказчика. Поэтому работа над проектом началась с обследования и анализа деятельности заказчика. Эксперты «Первого БИТа» специально выезжали в Санкт-Петербург для сбора необходимой информации в офисе компании «Контрол Лизинг». По итогам подготовительной работы в качестве основы для единой системы учёта было выбрано отраслевое решение БИТ.Центр Управления Лизингом: оно охватывало основные потребности лизинговой компании. Но основная работа над новой системой была ещё впереди.

На следующем этапе изученные ранее бизнес-процессы были смоделированы в предложенном решении. Это позволило составить перечень необходимых доработок для полной оптимизации продукта под индивидуальные потребности заказчика.

В старой системе данные по кредитным сделкам рассчитывались вручную. Это создавало лишнюю нагрузку на сотрудников кредитного отдела и бухгалтерии соответственно. В системе не было отлаженных средств работы с начисленными клиенту штрафами ГИБДД – данные из фронт-систем требовалось дорабатывать и передавать в оплату.

Комплексная система учёта, охватывающая все аспекты деятельности заказчика, была реализована в виде связки решений БИТ.Центр Управления Лизингом и БИТ.Финанс. Данный подход снял необходимость транслировать операции из одной программы в другую – все происходит в единой среде. Это не только ускорило работу, но и исключило появление ошибок при трансляции. Накопленные ранее данные заказчика в ходе внедрения были перенесены в общую базу.

Ключевой особенностью внедрения стала бесшовная интеграция новой системы учёта с интернет-сервисом «Ctrl Автолизинг On-Line». Данный подход позволил компании выйти на новый уровень предоставления лизинговых услуг. Теперь пользователь сервиса может загружать документы для оформления сделки через личный кабинет — данные синхронизируются с базой, и специалисты «Контрол Лизинг» отслеживают все изменения в режиме он-лайн.

Ускорилась и обработка данных внутри компании. В новой системе расчет процентов по кредитам ведётся автоматически, так же как и актуализация кредитных сделок в случае переплат и недоплат по договору. Таким образом, снижены трудозатраты на расчёт кредитных сделок и на формирование платежных документов для списания долга по кредитной сделке.

В соответствии с пожеланиями заказчика доработан механизм получения из фронт-системы квитанций на оплату штрафов. Квитанции отражаются в системе – их стало проще передавать в оплату. Сверка данных с фронт-системой больше не требуется – исключены лишние трудозатраты.

С новыми инструментами сотрудники заказчика могут осуществлять план-факторный анализ бюджета доходов и расходов, а также бюджета движения денежных средств. Ещё один плюс: упростился сбор аналитических данных для финансового планирования.

После того как специалисты интегратора вернулись в московский офис, обсуждение всех нюансов с заказчиком продолжалось дистанционно. Таким образом, клиент получал поддержку и экспертные консультации на каждом этапе реализации проекта.  Когда все работы были успешно завершены, компания-заказчик заключила с «Первым БИТом» договор об обслуживании внедрённой системы.