Содержание статьи:

• Как выбрать систему оптимизации сбора долгов
• Чем руководствоваться при выборе системы автоматизации взыскания задолженности
• Оптимизация стратегии взыскания задолженности
• Общие требования к функционалу системы взыскания задолженности

Активный рост экономики способствует вовлечению хозяйствующих субъектов в сферу финансирования. Получение кредитов компаниями обеспечивает быстрое наращивание оборотной массы, увеличение сырьевой базы и активизацию расчётов с контрагентами. В стремлении увеличить долговую нагрузку организации не предусмотрели возможные риски снижения платежеспособности в связи с ухудшением дел на рынке. В аналогичных условиях оказались и частные лица, которые на волне повышения личных доходов оказались сильно закредитованы.

Принимая во внимание кризисную ситуацию в сфере финансирования следует отметить пагубное влияние банковского сектора. Несовершенная методика оценки платежеспособности клиентов выявила излишние стимулы в конкурентной борьбе. В итоге сфера кредитования перешла от простого невыполнения плановых показателей по прибыли к убыткам. Доля так называемых «плохих» долгов стала превалирующих в общей массе дебиторской задолженности.

           Сложившаяся ситуация была прокомментирована Германом Грефом. В своем докладе для СМИ глава Сбербанка указал на критические темпы роста просроченной задолженности по выплатам кредитов. Нарастание отрицательной динамики в месячном выражении составило 20%. Приводимые в сообщении для «РИА-Новости» Грефом цифры были обозначены, как не окончательные, очередная волна просрочек ожидается с началом нового отопительного сезона.

           Вместе с кризисными явлениями в банковской сфере, вызванной невозвратом кредитов, наметилась еще одна проблема. Аналогичная отрицательная динамика прошлых периодов компенсировалась работой отделов с просроченной задолженностью. Привлечение службы взысканий давало определенные результаты ввиду того, что несоблюдение графиков платежей было вызвано несогласованным с банками принятиями решений. Невыплаты по банковским займам обусловливались нежеланием должников ставить кредиты в приоритет личного или корпоративного бюджета. Сегодня ситуация кардинально изменилась. Нарастание темпов роста просрочек уже связано с фактической невозможностью обслуживания долгов.

          Вовлечение в сферу кредитования коллекторских агентств позволило частично решить проблему, при этом увеличило нагрузку на банковский сектор и самих плательщиков кредитов. Вместе с появлением новых, нехарактерных для игроков кредитов, остро встал вопрос о систематизации сборов просроченной задолженности - приведения работы агентств к формату современной услуги.

Проблемные вопросы взыскания задолженности

Рассматривая возврат долгов через систему коллекторских агентств следует выделить слабые места в организации процессов. При анализе работы выделяются три направления работы внештатных служб взыскания:

·       На уровне soft collection задействованы call-центры. Их основной задачей остается доведение базовой информации до должника. Проблематикой направления остаются слабый уровень квалификации персонала и его фактическая загрузка, которая позволит получить ожидаемый результат;

·       На уровне hard collection работают непосредственные взыскатели, занятые личными встречами с должниками. На этом участке важным является вопрос проработки эффективной логистики, которая позволит охватить максимальное количество должников за одну рабочую смену;

·       На уровне legal collection важно обеспечить оперативную и качественную подготовку необходимых документов.

В системе менеджмента процессов взыскания ведущим вопросом остается масштабируемость. Зачастую при увеличении количества заказов растут не результаты, а нагрузка на все уровни обслуживания. В этой ситуации приходит на помощь грамотное распределение имеющихся ресурсов с построением типовых схем обработки заказов.

Как выбрать систему автоматизации сбора долгов

Систематизация первоочередных задач, требующих решения в системе взыскания, показывает необходимость их перевода в заданную последовательность действий. При помощи специализированного программного обеспечения решаются вопросы упразднения рутины за счет внедрения передовых решений по отладке корпоративных процессов.

Основные требования и запросы к системам автоматизации:

·       Необходимость увеличения нагрузки на персонал с одновременным повышением отдачи от результатов деятельности;

·       Сокращение сроков окупаемости программного комплекса;

·       Гарантированное внедрение в существующие бизнес-системы.

Принятию решения на проведение интеграции должен предшествовать детальный анализ запросов заказчика с последующим определением подходящего типа системы. К числу требований следует добавить и функциональность программного комплекса, которая окажет существенное влияние на выбор технического сопровождения. На уровне менеджмента учитывается возможность быстрой адаптации персонала к работе в новой для него системе.

С какими проблемами могут столкнуться агентства на этапе внедрения:

·       Противодействие освоению программного комплекса ввиду новизны продукта;

·       Недостаточная информативность и сопровождение в ходе внедрения системы автоматизации;

·       Отсутствие опыта и необходимой для работы в программе квалификации. В числе критических для предприятия последствий – противостояние к переходу на автоматизацию. Одним из способов решения ситуации является доведение до персонала действительных преимуществ нового продукта. В этом направлении важно выявить сотрудников, которым легко дается все новое, обладающим авторитетом в рабочем коллективе.

После улаживания естественного противодействия переходят к процессу обучения. На это потребуется время, квалифицированный персонал и затраты.

Чем руководствоваться при выборе системы автоматизации взыскания задолженности

Для определения лучшего программного продукта можно использовать систему устоявшихся критериев:

1.    Набор инструментов управления и их эффективность. В планировании перехода на автоматизацию корпоративных процессов важно определить функциональность комплекса, его возможности для менеджмента. В числе таких инструментов корректировка загрузки персонала, перераспределение контрактов при отсутствии работников. Существенным фактором выбора выступает раздел отчетности и аналитики, за счет которых можно провести детализацию результатов в разрезе этапов исполнения каждого заказа, с разбивкой по контрагентам.

2.    Подключение к внешним источникам данных. Для повышения качества обработки заказов персонал и менеджмент должны снабжаться информацией в полном объеме. Интеграция с внешними ресурсами позволит оперативно получать информацию о новых заказах, с учетом особенностей форматов данных, подгружаемых с банковских серверов.

3.    Наличие настроек, доступных для изменения в интерфейсе сотрудника. Документация, создаваемая на уровне legal collection, должна соответствовать общепринятым стандартам, поддерживать корпоративный уровень и всесторонне обеспечивать работников достаточным ассортиментом выводных форм. В числе таких бумаг письма партнерам, должникам, исковые заявления. При внедрении системы автоматизации крайне важным является наличие инструмента для локальной настройки (без привлечения программистов).

Оптимизация стратегии взыскания задолженности

Для владельцев и руководителей организаций крайне важно в новых условиях оптимизировать стратегию взыскания. Для этого система должна предоставить всю необходимую информацию как по структуре задолженности, переданной коллекторскому агентству, так и эффективности работы с ней, в том числе в разрезе отделов и сотрудников. Естественно, для этого потребуется инструменты для объединения по каким-либо показателям задолженности в группы для описания методов работы с такими группами и последующим анализом результатов. Обратите внимание, насколько гибок этот механизм. Жестко ли задан список параметров, на основании которых может быть осуществлен скоринг или руководитель будет иметь возможность самостоятельно создать свой набор таких параметров. Присутствуют ли инструмент для оценки портфеля задолженности?

Общие требования к функционалу системы взыскания задолженности

1. Инструменты предоставляющие возможность получить аналитическую информацию об эффективности работы с задолженностью в частности и эффективности работы компании в целом (скоринг, система отчетности и т.п.);
2. Удобная рабочая среда для пользователей (автоматизированные рабочие места, удобные интерфейсы и средства поиска и т.д.);
3. Инструменты для осуществления управленческой деятельности (например, система распределения долговых обязательств по сотрудникам);
4. Средства обмена данными с "внешним миром".

Будем надеяться, что эти рекомендации смогут вам помочь в принятии правильного решения в выборе системы автоматизации.

В свою очередь, хочу посоветовать Вас ознакомиться с таким программным комплексом, как «БИТ.Управление задолженностью», который содержит в себе весь необходимый функционал для руководителя, юриста и сотрудника отдела взыскания на любой стадии.

• Полное соответствие ФЗ-230 и приказу ФССП №825;

• Предоставление необходимого пакета документов для вступления в реестр ФССП;

• Гибкая настройка загрузки реестра долговых обязательств;

• Хранение всей информации и действий, произведенных с должником;

• Разграничение прав доступа к информации;

• Эффективное управления электронной документацией с возможностью создания документов на основе шаблонов;

• Автоматическое выполнение рутинных задач по необходимому расписанию;

• Гибкая настройка распределения договоров;

• Прозрачный контроль за работой и эффективностью сотрудников в режиме реального времени;

• Построение систематизированного алгоритма взыскания;

• Возможность обработки больших объемов информации, в том числе из внешних источников;

• Автоматизированное информирование должников единично и массово;

• Регистрация входящей корреспонденции;

• Автоматизированная отправка исходящей корреспонденции массово с пакетом необходимых документов;

• Сопровождение и учет мероприятий по судебному и исполнительному производству;